Polityka prywatności

Pobierz dokument PDF — obowiązuje od 1 września 2026 r.

POLITYKA PRYWATNOŚCI

Eksięgowy sp. z o.o. — serwis eksiegowy.pl

1. Administrator danych

Administratorem danych jest Eksięgowy sp. z o.o., ul. Garbary 2E, 85-229 Bydgoszcz, KRS 0000524605, NIP 9532704887. Kontakt: hello@eksiegowy.pl, tel. 52 511 81 00. Nie powołaliśmy inspektora ochrony danych; w sprawach danych osobowych prosimy o kontakt: hello@eksiegowy.pl.

2. Cele i podstawy przetwarzania

– odpowiedź na zapytanie, rezerwacja rozmowy i przygotowanie współpracy na Twoją prośbę — art. 6 ust. 1 lit. b RODO; gdy działasz w imieniu innej osoby lub firmy, podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes w obsłudze kontaktu i przygotowaniu współpracy — art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

– zawarcie i realizacja umowy o usługi księgowe — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

– obowiązki prawne (podatkowe, rachunkowe, archiwizacyjne) — art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

– wypełnianie obowiązków instytucji obowiązanej w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML/KYC): identyfikacja i weryfikacja klienta, reprezentantów i beneficjentów rzeczywistych, ocena ryzyka i stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego — art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z ustawą z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

– bezpieczeństwo serwisu, zapobieganie nadużyciom oraz ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; uzasadnionym interesem jest ochrona serwisu i naszych praw;

– marketing i newsletter — zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO, lub prawnie uzasadniony interes.

3. Kategorie danych i ich źródło

Przetwarzamy dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane firmy oraz dane podane w formularzach i korespondencji. W zakresie obsługi księgowo-kadrowej klient powierza nam także dane osób trzecich (pracowników, zleceniobiorców, kontrahentów) na podstawie umowy powierzenia — dane te pozyskujemy od klienta (art. 14 RODO), wyłącznie w celu realizacji usług. W ramach obowiązków AML/KYC przetwarzamy ponadto dane wymagane ustawą: imiona i nazwiska, PESEL lub datę urodzenia, obywatelstwo, kraj urodzenia, serię i numer dokumentu tożsamości, status osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne (PEP), dane beneficjentów rzeczywistych i strukturę własności, a gdy jest to wymagane — informacje o źródle majątku i pochodzeniu środków. Podanie tych danych jest obowiązkiem ustawowym; ich niepodanie uniemożliwia nawiązanie lub kontynuowanie współpracy.

4. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane podmiotom przetwarzającym na nasze zlecenie (m.in. dostawca systemu księgowego i Panelu Klienta, platforma podpisu elektronicznego, hosting, poczta, wsparcie IT) oraz organom publicznym, gdy wynika to z przepisów.

Serwis WordPress, bazę danych i kopie zapasowe utrzymujemy na Hostinger. Automatyzacje n8n działają na naszym serwerze VPS Hostinger. Poczta i kalendarz rozmów działają w Google Workspace. Dane formularzy trafiają do tych usług w zakresie potrzebnym do obsługi zgłoszenia. Samodzielna instalacja WordPressa lub n8n nie oznacza sama w sobie przekazania treści formularza producentowi oprogramowania. Wix nadal obsługuje DNS i część materiałów serwisu, a OVH pozostaje rejestratorem domeny. Dokumenty do podpisu zespół przekazuje do Autenti po sprawdzeniu danych i reprezentacji. Samo zapisanie formularza nie zawiera umowy i nie uruchamia konta w systemie księgowym.

5. Przekazywanie poza EOG

Niektórzy nasi dostawcy (m.in. Google, Slack, Wix, Freshdesk i dostawcy infrastruktury) mogą przetwarzać dane częściowo poza Europejskim Obszarem Gospodarczym — wyłącznie na podstawie odpowiednich zabezpieczeń (decyzja o adekwatności, standardowe klauzule umowne lub Data Privacy Framework).

Informacje o odpowiednich zabezpieczeniach i możliwości uzyskania ich kopii udostępniamy na żądanie pod adresem hello@eksiegowy.pl.

6. Okres przechowywania

Dla danych z formularzy stosujemy następujące terminy:

– zapytania, które nie zakończyły się umową — 6 miesięcy od ostatniego kontaktu w danej sprawie;

– niedokończone szkice rozpoczęcia współpracy — 30 dni bez aktywności;

– dane rezerwacji — 90 dni od rozmowy lub anulowania terminu.

Po przekazaniu szkicu zespołowi stosujemy termin dla zapytań. Jeżeli dochodzi do zawarcia umowy, dane potrzebne do jej realizacji podlegają okresom właściwym dla umów. Terminy formularzy nie dotyczą dokumentów księgowych ani umów klientów. Dane tych dokumentów przechowujemy przez czas realizacji celu oraz okresy wymagane przepisami; dane niezbędne w konkretnej sprawie dotyczącej roszczeń — przez czas potrzebny do jej rozstrzygnięcia i odpowiedni okres przedawnienia. Przegląd i usuwanie danych nadzoruje Michał Glinkowski raz w tygodniu, z uwzględnieniem terminów upływających przed kolejnym przeglądem. Dane przetwarzane na podstawie zgody — do jej cofnięcia. Dokumentację i informacje uzyskane w wyniku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego (AML/KYC) przechowujemy przez okres 5 lat, licząc od dnia zakończenia stosunków gospodarczych z klientem albo od dnia przeprowadzenia transakcji okazjonalnej (art. 49 ustawy AML).

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO przysługuje prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, sprzeciwu oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed cofnięciem). Przysługuje także skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8. Dobrowolność i decyzje zautomatyzowane

Podanie danych w formularzach jest dobrowolne. Zapytanie wymaga telefonu lub e-maila, rezerwacja — imienia, e-maila i telefonu, a zapis szkicu — imienia i e-maila. Bez wymaganych danych nie możemy obsłużyć danej funkcji. Formularze nie zapisują do newslettera. Do umowy potrzebne są dane niezbędne do jej przygotowania; podanie danych wymaganych ustawą AML (pkt 3) jest obowiązkiem ustawowym. Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, wywołujących skutki prawne.

9. Pliki cookies i zmiany Polityki

Zasady stosowania plików cookies określa Polityka cookies. Dane o źródle wizyty i wycenie zapisujemy w zakresie podanym w formularzu oraz zgodnie z wybraną zgodą na pomiar. Kalkulator przedstawia szacunek; zakres i cenę weryfikuje zespół przed umową. Polityka prywatności może być aktualizowana; obowiązuje wersja opublikowana w serwisie.

Obowiązuje od 1 września 2026 r.