Polityka prywatności

Zakres, cenę i warunki współpracy ustalamy przed podpisaniem umowy.

Pobierz dokument PDF — obowiązuje od 1 września 2026 r.

POLITYKA PRYWATNOŚCI

Eksięgowy sp. z o.o. — serwis eksiegowy.pl

1. Administrator danych

Administratorem danych jest Eksięgowy sp. z o.o., ul. Garbary 2E, 85-229 Bydgoszcz, KRS 0000524605, NIP 9532704887. Kontakt: hello@eksiegowy.pl, tel. 52 511 81 00. Nie powołaliśmy inspektora ochrony danych; w sprawach danych osobowych prosimy o kontakt: hello@eksiegowy.pl.

2. Cele i podstawy przetwarzania

– odpowiedź na zapytanie i kontakt — art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO;

– zawarcie i realizacja umowy o usługi księgowe — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

– obowiązki prawne (podatkowe, rachunkowe, archiwizacyjne) — art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

– wypełnianie obowiązków instytucji obowiązanej w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML/KYC): identyfikacja i weryfikacja klienta, reprezentantów i beneficjentów rzeczywistych, ocena ryzyka i stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego — art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z ustawą z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

– ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

– marketing i newsletter — zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO, lub prawnie uzasadniony interes.

3. Kategorie danych i ich źródło

Przetwarzamy dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane firmy oraz dane podane w formularzach i korespondencji. W zakresie obsługi księgowo-kadrowej klient powierza nam także dane osób trzecich (pracowników, zleceniobiorców, kontrahentów) na podstawie umowy powierzenia — dane te pozyskujemy od klienta (art. 14 RODO), wyłącznie w celu realizacji usług. W ramach obowiązków AML/KYC przetwarzamy ponadto dane wymagane ustawą: imiona i nazwiska, PESEL lub datę urodzenia, obywatelstwo, kraj urodzenia, serię i numer dokumentu tożsamości, status osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne (PEP), dane beneficjentów rzeczywistych i strukturę własności, a gdy jest to wymagane — informacje o źródle majątku i pochodzeniu środków. Podanie tych danych jest obowiązkiem ustawowym; ich niepodanie uniemożliwia nawiązanie lub kontynuowanie współpracy.

4. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane podmiotom przetwarzającym na nasze zlecenie (m.in. dostawca systemu księgowego i Panelu Klienta, platforma podpisu elektronicznego, hosting, poczta, wsparcie IT) oraz organom publicznym, gdy wynika to z przepisów.

5. Przekazywanie poza EOG

Niektórzy nasi dostawcy (m.in. Google, Slack, Wix, WordPress/Automattic, Freshdesk) mogą przetwarzać dane częściowo poza Europejskim Obszarem Gospodarczym — wyłącznie na podstawie odpowiednich zabezpieczeń (decyzja o adekwatności, standardowe klauzule umowne lub Data Privacy Framework).

6. Okres przechowywania

Dane przechowujemy przez czas realizacji celu, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń oraz okresy wymagane przepisami (m.in. dokumentacja księgowa i podatkowa). Dane przetwarzane na podstawie zgody — do jej cofnięcia. Dokumentację i informacje uzyskane w wyniku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego (AML/KYC) przechowujemy przez okres 5 lat, licząc od dnia zakończenia stosunków gospodarczych z klientem albo od dnia przeprowadzenia transakcji okazjonalnej (art. 49 ustawy AML).

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługuje prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, sprzeciwu oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed cofnięciem). Przysługuje także skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8. Dobrowolność i decyzje zautomatyzowane

Podanie danych jest co do zasady dobrowolne, lecz niezbędne do kontaktu i zawarcia umowy; podanie danych wymaganych ustawą AML (pkt 3) jest obowiązkiem ustawowym. Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, wywołujących skutki prawne.

9. Pliki cookies i zmiany Polityki

Zasady stosowania plików cookies określa Polityka cookies. Polityka prywatności może być aktualizowana; obowiązuje wersja opublikowana w serwisie.