KSeF i współpraca z biurem
Faktury w KSeF. Jasne zasady między Tobą a biurem.
Ustalmy, kto wystawia faktury, jak biuro uzyskuje do nich dostęp i gdzie przekazujesz pozostałe dokumenty. Dzięki temu wiesz, co sprawdzić przed zamknięciem miesiąca.
EKSIĘGOWY / KSEF
Droga faktury do rozliczenia
01
Wystawienie i status
Sprawdzasz dokument w swoim programie.
02
Dostęp i pobranie
Biuro korzysta z uzgodnionych uprawnień.
03
Opis i weryfikacja
Wyjaśniamy, czego dotyczy zakup i czy dane są kompletne.
Zaczynamy od Twojej sytuacji.
Co robisz Ty, a co ustalamy z biurem? / wFirma lub inny program do fakturowania / Uprawnienia zamiast przekazywania haseł / Brak faktury? Zacznij od statusu
ZACZYNAMY OD ODPOWIEDZIALNOŚCI
Co robisz Ty, a co ustalamy z biurem?
Uzgodniony podział zadań pomaga dopilnować kompletności dokumentów przed rozliczeniem miesiąca. Poniższy schemat dopasowujemy do Twojej umowy, programu i nadanych uprawnień. Poznaj pozostałe zasady współpracy.
Wystawianie sprzedaży
Ustalamy, kto wystawia faktury i w jakim programie. Nadanie dostępu do przeglądania faktur nie jest tym samym co zlecenie biuru ich wystawiania.
Dostęp do faktur
Osoba uprawniona po stronie firmy nadaje potrzebne uprawnienia. Biuro sprawdza możliwość pracy w uzgodnionym zakresie; nie korzysta z przekazanego hasła właściciela.
Opis wydatków
Ty potwierdzasz, czego dotyczy zakup i czy dokument odnosi się do Twojej działalności. Sama obecność faktury w KSeF nie zastępuje tej informacji.
Komplet dokumentów
Wspólnie określamy listę materiałów spoza KSeF: na przykład wyciągi, umowy, raporty sprzedaży i dokumenty kadrowe. Przekazujesz je uzgodnionym kanałem.
Wyjaśnienie braków
Gdy dokumentu nie widać, porównujemy numer, datę i status, sprawdzamy dostęp oraz sposób pobierania. Nie dodajemy drugiej kopii bez ustalenia przyczyny.
NARZĘDZIA DOBIERAMY DO TWOJEJ FIRMY
wFirma lub inny program do fakturowania.
01
Korzystasz z wFirma
Ustalamy powiązanie konta z biurem i konfigurację KSeF. Dostęp użytkownika w programie oraz uprawnienia w KSeF wymagają osobnego sprawdzenia.
02
Masz własny program
Możliwe jest pozostawienie fakturowania w innym narzędziu i uzgodnienie dostępu biura do faktur w KSeF. Najpierw sprawdzamy konkretną konfigurację i zakres uprawnień.
03
Dopiero porządkujesz obieg
Zaczynamy od listy osób, programów i dokumentów. Ustalamy, kto odpowiada za wystawienie, sprawdzenie statusu, opis zakupów oraz przekazanie pozostałych danych. Zakres pomocy i ewentualne dodatkowe koszty potwierdzamy przed rozpoczęciem tych prac.
DOSTĘP DO WŁAŚCIWYCH CZYNNOŚCI
Uprawnienia zamiast przekazywania haseł.
W KSeF można nadać uprawnienia do określonych działań, między innymi wystawiania faktur i dostępu do nich. Zakres dobieramy do tego, co biuro ma wykonywać dla Twojej firmy.
01
Wskazujemy potrzebny zakres
Ustalamy dane podmiotu lub osoby, która ma otrzymać uprawnienia, i czynności objęte współpracą.
02
Osoba uprawniona nadaje dostęp
Sposób nadania zależy od sytuacji firmy i dostępnej metody uwierzytelnienia. Nie przesyłaj haseł, kodów jednorazowych ani kluczy przez formularz kontaktowy.
03
Sprawdzamy, czy dostęp działa
Przed oparciem obiegu na KSeF potwierdzamy widoczność dokumentów i możliwość wykonania uzgodnionych czynności.
04
Aktualizujesz dostęp po zmianach
Zmiana pracownika, programu lub biura wymaga przeglądu uprawnień. Ustal także, kto po Twojej stronie odpowiada za ich aktualność. Przy przenoszeniu rozliczeń uwzględniamy to w planie zmiany biura.
GDY COŚ SIĘ NIE ZGADZA
Brak faktury? Zacznij od statusu.
Przy zgłoszeniu przygotuj datę, numer dokumentu, nazwę programu i treść komunikatu. Dane poufne przekazuj uzgodnionym kanałem obsługi, nie przez otwarty formularz na stronie.
Faktura jest w programie, ale nie wiadomo, czy trafiła do KSeF
Sprawdź status wysyłki i komunikat. Sam zapis dokumentu w aplikacji nie rozstrzyga jego statusu w KSeF.
Dokument jest w KSeF, ale nie widać go w obiegu biura
Sprawdzamy uprawnienia, konfigurację pobierania i zakres wyszukiwanych danych. Zgłoś problem, zamiast tworzyć kolejną fakturę dla tej samej sprzedaży.
Zakup jest nieznany albo dokument wymaga wyjaśnienia
Zaznacz wątpliwość i opisz ją osobie prowadzącej sprawę. Nie traktuj automatycznego pobrania jako potwierdzenia poprawności rozliczenia.
System jest niedostępny
Zapisz komunikat i sprawdź oficjalne informacje o dostępności KSeF. Dalszy sposób działania ustalamy według rodzaju problemu i obowiązujących zasad. Ta strona nie zastępuje instrukcji konkretnego trybu awaryjnego.
PRZYGOTUJ CZTERY INFORMACJE
Wiesz, od czego zacząć rozmowę.
Do pierwszej rozmowy wystarczą: forma działalności, nazwa programu do fakturowania, informacja o obecnym dostępie do KSeF i krótki opis potrzeb. Nie potrzebujemy Twoich danych logowania. Jeśli już z nami współpracujesz i zgłaszasz problem, skorzystaj z pomocy dla klientów oraz ustalonego kanału obsługi.
LUDZIE ZA LICZBAMI
Zespół, który poznasz po imieniu.
Zespół obsługi pomaga skierować Twoją sprawę do właściwej osoby. Potrzebę i zakres doradztwa podatkowego omawiamy osobno.
Eksięgowy Sp. z o.o.
ul. Garbary 2E, 85-229 Bydgoszcz
Biuro: pn–pt 9:00–16:00
PYTANIA PRZED WSPÓŁPRACĄ
O co najczęściej chcesz zapytać?
Czy KSeF oznacza, że nie muszę już przekazywać dokumentów?
Nie. Dostęp do faktur nie obejmuje całego zestawu informacji potrzebnych do księgowości i kadr. Ustalamy osobno dokumenty spoza KSeF oraz sposób potwierdzania kompletności miesiąca.
Czy biuro automatycznie będzie wystawiało moje faktury?
Nie wynika to z samego dostępu do KSeF. Wystawianie faktur, odpowiedzialność za dane i potrzebne uprawnienia wymagają odrębnego ustalenia zakresu.
Czy każda pobrana faktura od razu trafia do rozliczenia?
Pobranie dokumentu i jego rozliczenie to różne etapy. Potrzebne mogą być opis zakupu, wyjaśnienie danych lub sprawdzenie, czy faktura dotyczy działalności.
Czy mogę zachować obecny program do faktur?
Najpierw sprawdzamy jego możliwości i sposób udostępniania faktur. Wybór obiegu potwierdzamy dla Twojej konfiguracji; nie deklarujemy zgodności z dowolną aplikacją.
Czy uruchomienie KSeF jest zawsze w cenie abonamentu?
Zakres pomocy, konfiguracji, ewentualnego szkolenia i czynności dodatkowych ustalamy przed rozpoczęciem. Potwierdzimy, które czynności obejmuje Twoja umowa, a które wymagają osobnego zlecenia i wyceny.
ZOBACZ RÓWNIEŻ
Dopasuj pozostały zakres.
POROZMAWIAJMY O TWOJEJ FIRMIE
Ustalmy, jak faktury trafią do rozliczenia.
Szukasz biura i chcesz uporządkować obieg faktur? Powiedz, jak dziś je wystawiasz i przekazujesz. Omówimy zakres obsługi, potrzebne przygotowania i koszt, zanim zdecydujesz się na współpracę.